6 entscheidende Faktoren warum Interessenten an Ihrer Veranstaltung teilnehmen

Um Ihre Teilnehmeranzahl zu erhöhen, ist es extrem wichtig, den Entscheidungsprozess Ihrer BesucherInnen zu verstehen. In diesem Artikel erfahren Sie die 6 wichtigsten Faktoren, die Ihre potenziellen TeilnehmerInnen bei ihrer Entscheidung, ob sie nun teilnehmen oder nicht, beeinflussen.

1. Persönliche/berufliche Entwicklung

Die geplante Veranstaltung, egal ob Workshop, Seminar, Kongress oder Messe, muss einen Mehrwert für potenzielle BesucherInnen bieten. Dieser Mehrwert wird vor allem durch die persönliche bzw. die berufliche Entwicklung definiert. Daher muss Ihre Veranstaltung einen ausreichenden Mehrwert für Ihre TeilnehmerInnen bieten, damit diese sich persönlich weiterentwickeln können. Dieser Mehrwert kann spezifisches Wissen über ein bestimmtes Thema, neue Kontakte oder einfach nur die Zugehörigkeit zu einer größeren Gemeinschaft sein.

Die persönliche Entwicklung können Sie perfekt mit der Qualität Ihres Programms und der Referenten fördern. Die Entstehung neuer Kontakte oder Schaffung eines Zugehörigkeitsgefühls zu einer Gemeinschaft, können Sie beispielsweise mit Workshops zur Gemeinschaftsbildung erzielen. Wichtig ist, dass das gesamte Konferenzprogramm inklusive aller Zusatzservices auf Ihrer Webseite leicht zugänglich ist und der Mehrwert für die TeilnehmerInnen so klar wie möglich dargestellt wird. Je mehr Ihre Teilnehmer sich auf Ihrer Veranstaltung persönlich weiterentwickeln können, desto höher sind die Chancen für eine Registrierung.

2. Networking Möglichkeiten

Ein weiterer entscheidender Punkt ist die Möglichkeit der Vernetzung. Es ist wichtig zu kommunizieren, wie groß Ihr Publikum ist und was die TeilnehmerInnen in Bezug auf das Netzwerken erwarten können. Es könnte hilfreich sein, eine Ausstellerliste zu veröffentlichen oder mit der Anzahl an Personen zu werben, die sich bereits angemeldet haben. Außerdem können Matchmaking-Sessions die Angst vor dem ersten Kontakt verringern und ihnen helfen, miteinander zu interagieren. Dafür gibt es Anbieter, wie z.B. B2Match, die Software für Matchmaking Events anbieten.

Wenn Sie diese ersten beiden Punkte richtig umsetzen, haben Sie bereits einen großen Teil der Hausaufgaben gemacht und das Interesse Ihrer Teilnehmer geweckt.

3. Kosten

Eines der größten Hindernisse im Entscheidungsprozess sind die mit der Teilnahme verbundenen Kosten. Es hängt stark davon ab, ob TeilnehmerInnen ein eigenes Budget zur Verfügung haben oder ob sie innerhalb ihrer Organisation um Genehmigung bitten müssen. Letzteres hat zur Folge, dass die TeilnehmerInnen wissen müssen, wie viel Kosten auf sie zukommen. Die Hauptbestandteile an den Gesamtkosten bestehen aus dem Eintrittspreis der Veranstaltung sowie Reise- und Unterbringungskosten.

Die Eintrittspreise sind im Voraus bekannt. Die Kosten für die Reise und die Unterbringung sind aber für jeden abhängig vom Wohnort und den eigenen Ansprüchen stark schwankend. Daher müssen die TeilnehmerInnen zusätzliche Recherchearbeit leisten, um die Gesamtkosten zu erhalten. Da viele TeilnehmerInnen während ihres Arbeitstages kaum Zeit für diese Tätigkeit haben, wird die Reiseplanung oft auf einen späteren Zeitpunkt verschoben. Somit auch die Entscheidung über die Teilnahme an der Veranstaltung.

Eine neue „All in One“-Reiseplanungssoftware wie EnterAnGo kann hier Abhilfe schaffen und schnellstmöglich alle Kosten individuell angepasst zur Verfügung stellen.

4. Standort

Neben den Kosten hat auch der Standort Ihrer Veranstaltung einen großen Einfluss auf die Entscheidung Ihrer TeilnehmerInnen. Heutzutage wollen die Menschen auch Spaß haben und sich an schönen Orten treffen. Hotelkapazität, Tagungsräume und Zugänglichkeit bleiben zwar die Grundbedürfnisse, aber immer mehr VeranstalterInnen setzen auf unverwechselbaren Veranstaltungsorte und schaffen dadurch einzigartige Erlebnisse.

Zusätzlich werden Authentizität, Nachhaltigkeit, Technologie, Gemeinschaftsinteraktionen und natürlich angemessene Preise, so Experten, immer wichtiger, um TeilnehmerInnen zu gewinnen. Denken Sie also bei der Wahl Ihres nächsten Veranstaltungsortes unbedingt auch daran.

5. Zeit & Bequemlichkeit

Die Veranstaltung sollte so geplant werden, dass sie ideal in die Saison Ihrer Zielgruppe passt. Wenn Ihre Veranstaltung z.B. für Lehrer gedacht ist, dann ist es sinnlos, sie im laufenden Schuljahr während der Unterrichtszeiten abzuhalten.

Wenn Ihre Veranstaltung in einer schönen Stadt oder in der Nähe eines Touristengebietes stattfindet, planen Sie Ihre Veranstaltung so, dass sie an einem Montag beginnt oder an einem Freitag endet. So können die TeilnehmerInnen die Reise mit einem Wochenendausflug kombinieren. Dies bringt einen weiteren wichtigen Mehrwert und stellt sicher, dass Ihre Veranstaltung für immer in Erinnerung bleibt.

6. Gesundheit & Wohlbefinden

Für einige TeilnehmerInnen wird der Besuch einer beruflichen Veranstaltung auch als ein kleiner Urlaub angesehen. Dabei verlässt man den Arbeitsalltag, um sich inspirieren zu lassen und von neuen Ideen zu lernen. Daher muss dieses positive Gefühl mit gesundem Essen, geselligen Abendveranstaltungen oder anderen Unterhaltungsprogrammen unterstützt werden.

Außerdem ist es sehr wichtig, dass Sie nachhaltige Veranstaltungen unterstützen. Es gewinnt für die TeilnehmerInnen immer mehr an Bedeutung, dass die Veranstaltungen nachhaltig sind und durch ihre Teilnahme die Umwelt nicht unnötig belastet wird. Statt Abfallberge und Verkehrschaos zu verursachen, zeichnen sich sogenannte „Green Meetings“ und „Green Events“ durch erhöhte Energieeffizienz, Abfallvermeidung und umweltfreundliche An- und Abreise der Gäste aus.

Diese Entwicklung hat im Laufe der Zeit breite Zustimmung gefunden und verleiht der Veranstaltung ein positives Image und größere Akzeptanz bei der Bevölkerung, Gästen und Sponsoren. Dies kann beispielsweise ein Alleinstellungsmerkmal sein das Ihrer Veranstaltung von der Masse abhebt.

Zusammenfassung

Um Menschen von Ihrer Veranstaltung zu überzeugen und damit Ihre Teilenehmeranzahl zu erhöhen, ist es wichtig, den Entscheidungsprozess zu verstehen, den jeder Teilnehmer und jede Teilnehmerin vor dem Besuch der Veranstaltung durchläuft. Folgende 6 Faktoren beeinflussen maßgeblich die Entscheidung, ob sich Ihre potentiellen TeilnehmerInnen registrieren oder auch nicht.

Die 2 elementarsten Faktoren sind ein ausreichender Mehrwert für den Teilnehmer, d.h. die persönliche & berufliche Entwicklung und der Faktor des Netzwerkens (Networkings). Wenn Sie diese 2 Schritte beachten wecken Sie automatisch die Aufmerksamkeit der potenziellen Interessenten. Denn das ist der Grund, warum Menschen eine Veranstaltung überhaupt erst besuchen.

Die mit der Teilnahme verbundenen Kosten spielen im Entscheidungsprozess eine wichtige Rolle und können ein weiteres Hindernis darstellen. Insbesondere, wenn potenzielle TeilnehmerInnen organisationsintern um Zustimmung bitten müssen. Daher ist es entscheidend, den Interessenten zu helfen, einen schnellen Überblick über die Eintrittspreise und allen Reisekosten von Tür zu Tür zu ermöglichen.

Darüber hinaus sind der Ort, die Zeit und die Bequemlichkeit sowie Gesundheit und Wohlbefinden weitere Faktoren, die bei der Organisation einer Veranstaltung berücksichtigt werden müssen. Insgesamt wollen die TeilnehmerInnen Spaß haben, sich an schönen Orten treffen, ihre Zeit genießen und großartige Leute kennen lernen, die sie in ihrer Karriere und persönlichen Entwicklung voranbringen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Sie Ihre potenziellen TeilnehmerInnen bestmöglich für Ihre Veranstaltung begeistern können, dann lesen Sie auch die weiteren Blogartikel oder melden Sie sich für unseren Newsletter an.