4 Schritte für eine perfekte Kommunikation zwischen Teilnehmer & Veranstalter

Um den Erfolg und die Reputation Ihrer Veranstaltung zu maximieren, ist es wichtig, genau zu wissen, wie Sie Ihre TeilnehmerInnen ansprechen. Dafür müssen Sie die deren Bedürfnisse und Erwartungen kennen, um sie voll und ganz zufriedenzustellen.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 4 einfache Schritte, wie Sie Ihre Teilnehmer gezielter ansprechen können und damit die perfekte Kommunikation zwischen TeilnehmerInnen und Ihnen als VeranstalterIn erreichen sowie die Zahl der Anmeldungen erhöhen.

1. Kennen Sie Ihre Teilnehmer

Der erste Schlüssel zum Erfolg besteht darin, Ihre Teilnehmer und ihre Bedürfnisse bestmöglich zu kennen, um die richtigen Personen ansprechen zu können. Dabei geht es nicht nur um Ihre Stammgäste oder Fans, die Sie bereits vollständig überzeugt haben, sondern auch um die Erweiterung Ihrer Zielgruppe. In diesem Zusammenhang ist es ist sehr wichtig, die folgenden Fragen im Vorfeld zu beantworten, um eine erfolgreiche Veranstaltung auszurichten. Welche Art von gemeinsamen Interessen teilt Ihre Zielgruppe? Sprechen sie eine bestimmte Sprache? Oder mögen sie besondere Orte, an denen sie sich treffen können?

Die Menschen wollen Spaß haben und sich in einem schönen Rahmen austauschen. Die Orte in der Nähe der Veranstaltungen werden immer wichtiger. Hotelkapazität, Tagungsräume und Zugänglichkeit bleiben zwar die Grundbedürfnisse, aber immer mehr Veranstalter setzen auf unverwechselbaren Veranstaltungsorte und schaffen dadurch einzigartige Erlebnisse. Authentizität, Nachhaltigkeit, Technologie, Engagement für die Gemeinschaft und natürlich angemessene Preise, so Experten, werden immer wichtiger, um Geschäftsgruppen anzuziehen.

Auf diese Fragestellungen sollten Sie möglichst schnell versuchen Antworten zu erhalten. Ein sehr erfolgreicher Weg, um herauszufinden, was Ihre TeilnehmerInnen genau wollen, ist die Durchführung von Interviews oder Online-Umfragen mit Personen aus Ihrer Zielgruppe. Diese Methode ist sehr kostengünstig und effektiv und zeigt Ihnen worauf Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltung wirklich achten müssen.

2. Kennen Sie Ihre Konkurrenten

Der zweite wichtige Aspekt besteht darin zu verstehen, wer sonst noch die gleiche Gruppe von TeilnehmerInnen anspricht und was die Mitbewerber anbieten. Sind das regionale oder internationale Akteure? Haben sie eine sehr hohe Qualität des Programms und prominente Vortragende? Haben sie eine spezielle Show oder gibt es Abendveranstaltungen, die Menschen anziehen?

Das ist eine sehr einfache Aufgabe, da die meisten Informationen ohnehin online verfügbar sind. Ein paar Stunden Konkurrenzanalyse werden die meisten dieser Fragen beantworten. Was auch immer die Alleinstellungsmerkmale Ihre Wettbewerber sind, kopieren Sie diese nicht. Und verkaufen Sie diese schon gar nicht als Ihre eigenen. Versuchen Sie, etwas Neues zu finden, Ihr besonderes Alleinstellungsmerkmal, das Ihre Teilnehmer anlockt.

3. Haben Sie ein Alleinstellungsmerkmal (USP)

Ein Alleinstellungsmerkmal verbessert nicht direkt die Kommunikation mit Ihrer Zielgruppe, kann aber eine große passive Auswirkung darauf haben. Aufgrund der zunehmenden Anzahl von Geschäftsveranstaltungen wird es für die TeilnehmerInnen immer schwieriger, an jeder Veranstaltung teilzunehmen, die in ihrem Arbeitsbereich angeboten wird. Ein Alleinstellungsmerkmal ist unerlässlich, um sich von anderen Mitbewerbern abzusetzen und letztlich entscheidend für den eigenen Erfolg.

Wenn Sie nicht wissen, was Ihre Veranstaltung in einer Welt von homogenen Mitbewerbern einzigartig macht, können Sie Ihre Zielgruppe auch nicht erfolgreich ansprechen. Dadurch können Sie auch nicht bestmöglich auf die Bedürfnisse der TeilnehmerInnen eingehen.

Wie bereits im Punkt 2 beschrieben, ist es entscheidend etwas anzubieten, was Ihre Mitbewerber nicht bieten. Dies können spezielle Hands-on-Workshops, ein sehr prominenter Hauptredner (Keynote Speaker) oder ein sehr origineller Veranstaltungsort sein. Vielleicht können Sie Ihren TeilnehmerInnen einige zusätzliche Dienstleistungen anbieten, wie z.B. eine Matchmaking-Plattform (z.B. b2match) oder einfache Reiseplanungstools, die den Teilnehmern die Anreise zu Ihrer Veranstaltung erleichtern.

4. Personalisierte Kommunikation

Es befinden sich nie alle Ihrer potenziellen TeilnehmerInnen in der gleichen Phase des Entscheidungsprozesses, ob sie an Ihrer Veranstaltung teilnehmen sollen oder nicht. Daher ist es sehr wichtig, für jede und jeden die richtigen Botschaften zu senden, damit sie sich schnell für eine Anmeldung entscheiden. Die Ansprache muss daher sehr personalisiert erfolgen, um Ihr Marketingbudget optimal auszuschöpfen.

Typischerweise können potenzielle TeilnehmerInnen in 3 verschiedene Gruppen eingeteilt werden.

  • Die Stammgäste

Ihre Stammgäste werden immer an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, sofern sie Zeit haben. Wahrscheinlich kennen sie schon alle Details der Veranstaltung und haben den Termin bereits in ihrem Kalender markiert. Sie müssen diese Zielgruppe nicht mehr von Ihrer Veranstaltung überzeugen. Stellen Sie nur sicher, dass sie regelmäßig mit Inhalten versorgt werden. Ein einfacher Newsletter mit interessanten Neuigkeiten hält sie auf dem Laufenden und damit auch glücklich.

  • Die Uninteressierten

Diese Gruppe hat wahrscheinlich noch nie von Ihrer Veranstaltung gehört oder ist kaum in diesem Arbeitsbereich tätig. Daher wird diese Zielgruppe schwer zu erreichen und noch schwerer für unsere Veranstaltung zu überzeugen sein. Es ist nicht unmöglich, aber es gibt keinen Grund, Ihre Marketingressourcen für diese Gruppe zu verwenden, wenn Sie für andere Gruppen mit weniger Aufwand mehr Menschen erreichen können. Menschen, die fast kein Interesse an Ihrem Thema zeigen, sollten nach Möglichkeit ignoriert werden.

  • Die Unentschiedenen

Diese Gruppe ist sich nicht sicher, ob sie teilnehmen sollte. Sie wären grundsätzlich interessiert, sind aber noch nicht ganz überzeugt worden. Dies ist die Gruppe, die einen kleinen Schubs in die richtige Richtung braucht.
Im Grunde bedeutet dies, dass Sie Ihre Ressourcen auf diese Gruppe konzentrieren sollten, um sie von Ihrer Veranstaltung zu überzeugen und ihren Entscheidungsprozess zu beschleunigen. Außerdem müssen Sie die Einstiegshürden senken und ihnen helfen, sich so einfach wie möglich anzumelden.

Um dies zu tun, ist es wichtig, den Entscheidungsprozess der Teilnehmer zu verstehen und alle Fragen, die sie im Kopf haben, so schnell wie möglich zu beseitigen.

Wenn Sie alle Einzelheiten über den Entscheidungsprozess Ihrer potenziellen Teilnehmer erfahren möchten, können Sie hier unseren Blog-Post zu diesem wichtigen Thema lesen.

Zusammenfassung

Um Ihre Teilnehmer voll und ganz zufriedenzustellen und den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu maximieren, ist es wichtig, die Teilnehmer so präzise wie möglich anzusprechen. Der erste Schritt, um dies zu erreichen, besteht darin, Ihre Teilnehmer und ihre Bedürfnisse zu kennen. Ein sehr erfolgreicher Weg, um herauszufinden, was Ihre Teilnehmer genau wollen, ist im Vorfeld Interviews oder Online-Umfragen mit Personen aus Ihrer Zielgruppe durchzuführen.

Es ist sehr wichtig, dass Sie Ihre Mitbewerber verstehen und darüber nachdenken, wie Sie sich mit Ihrem Angebot abheben können. Dies hilft Ihnen, ein Alleinstellungsmerkmal zu entwickeln. Solange Sie nicht herausgefunden haben, was Ihre Veranstaltung in einer Welt homogener Wettbewerber einzigartig macht, können Sie Ihre Zielgruppe nicht erfolgreich ansprechen.

Denken Sie daran, Ihre Teilnehmer auf unterschiedliche Weise anzusprechen, um die beste Wirkung auf sie zu erzielen. Typischerweise können die Teilnehmer in Stammgäste, Uninteressierte und Unentschlossene unterteilt werden. Versuchen Sie, Ihre Marketingressourcen auf die Gruppe der Unentschlossenen zu konzentrieren, damit die vorhandenen Mittel möglichst effizient eingesetzt werden.

Wenn Sie diese 4 Schritte beachten, steht Ihrem Erfolg mit Ihrer Veranstaltung nichts mehr im Wege und Sie werden ausreichend Anmeldungen erzielen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Sie Ihre Anmeldezahlen weiter steigern können, dann lesen Sie auch die weiteren Blogartikel oder melden Sie sich für unseren Newsletter an.